Trucos para Gmail: consejos para darle un uso más profesional
La herramienta de Google
dispone de numerosas opciones para adaptar sus utilidades
Ep / Madrid 19.10.2017 | 12:01
Gmail es el servicio de
correo electrónico por excelencia. La herramienta de Google cuenta
con más de mil millones de usuarios activos al mes desde 2016, unas cifras que
baten todos los récords de este tipo de aplicaciones. El cliente lo usan todo
tipo de personas en cualquier circunstancia, entre las que despunta su uso
laboral.
En el trabajo es importante ser eficaz y aprovechar al máximo las opciones que ofrece la mensajería para hacer todo más fácil y llevadero. Estos son algunos consejos que puedes llevar a cabo para configurar Gmail y darle un mejor uso en tu puesto de trabajo.
En el trabajo es importante ser eficaz y aprovechar al máximo las opciones que ofrece la mensajería para hacer todo más fácil y llevadero. Estos son algunos consejos que puedes llevar a cabo para configurar Gmail y darle un mejor uso en tu puesto de trabajo.
Crea tu propia firma
Tener firma propia dentro del ámbito
laboral es algo casi obligatorio. Da igual si contiene solo tu nombre u otros
tantos datos más, que es muy útil para despedirse rápidamente y para que el
receptor tenga siempre visible tu información básica de contacto.
Crear una firma es muy
sencillo. Tan solo tienes que ir a Configuración > General y ahí navegar
hasta el apartado "Firma". Pon los datos que quieras, selecciona el formato
y estilo que más te guste para el texto y añade imágenes o enlaces si lo crees
necesario.
Configura respuestas automáticas
Para configurar respuestas automáticas
basta con ir al apartado de Configuración > General e ir hasta el final para
buscar la sección de "respuesta automática".
Una vez que lo
habilites, tienes que seleccionar el periodo de tiempo que quieres que dure la
respuesta, el asunto del correo electrónico que se va a mandar
de forma autónoma y el cuerpo del mensaje.
Recuerda que es un
único mensaje el que puedas planificar, por lo que si quieres que sirva para
distintos tipos de personas o ámbitos, debes plantearte si quieres hacerlo
genérico y no muy detallado o si simplemente quieres que sepan que no estás
disponible.
Plantillas de respuestas estándar
Las plantillas de respuesta estándar o
predeterminada sirven para enviar respuestas ya creadas por ti mismo que se
guardan para aquellos momentos en los que tienes que enviar un mail genérico o
no tienes tiempo para contestar de una forma extensa o específica.
Para activar esta
opción hay que ir al apartado de Configuración > Labs y habilitar la
herramienta "Respuestas predefinidas". Una vez hecho esto,
pulsa el botón de redactar como si fueras a escribir un nuevo email y escribe
la respuesta que quieras guardar.
Para terminar de
definirla, pulsa en el desplegable de la esquina inferior derecha de la ventana
de redacción del email y en "Respuestas estándar" selecciona guardar
para ponerle un título y configurarla. Cada vez que quieras enviar esta
respuesta (u otras, ya que puedes predefinir varias), tan solo tienes que ir de
nuevo al apartado de "Respuestas estándar" y pulsar sobre el título
que le hayas puesto para que se escriba directamente en el mail.
Ordena tu correo
Mantener el correo ordenado depende de
cada quien, pero Gmail tiene algunas opciones muy útiles. Echa
mano de las etiquetas para organizar el contenido, destaca lo más importante
con el icono de la estrella para tenerlo en la pestaña correspondiente y mantén
tu bandeja de entrada lo más vacía posible.
Hace no demasiado te
explicamos uno de los mejores métodos para organizar el email: el sistema de
las cinco carpetas. Se trata de cinco únicas carpetas entre las que se
encuentra la propia bandeja de entrada: la bandeja, "Hoy", "Esta
semana", "Este mes/Este trimestre" y "FYI".
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